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INFORMATIVA SULLA PRIVACY

25.11.2024

Codeway Technologies - FZCO (“Codeway Technologies” o “Società”) tratta i dati personali degli utenti di Chat & Ask AI (“Chat & Ask AI”) in conformità ai principi generali sulla privacy e alle disposizioni della normativa applicabile in materia di protezione dei dati, in particolare la Legge sulla Protezione dei Dati Personali n. 6698 (“Legge PDP”) e alle altre normative applicabili. Oltre alla Legge PDP, la presente Informativa sulla Privacy attribuisce agli interessati ulteriori diritti laddove sia applicabile il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (Unione Europea) 2016/679 (“GDPR”).

I suoi dati personali, che ha fornito o fornirà alla Società e/o che la Società ottiene con altri mezzi, possono essere trattati dalla Società in qualità di “Titolare del Trattamento”:

• nel contesto della finalità del trattamento dei suoi dati personali e in modo limitato e proporzionato a tale finalità;
• mantenendo l'esattezza e l'aggiornamento dei dati personali comunicati o notificati alla Società;
• e potranno essere registrati, conservati, custoditi, riorganizzati e trasferiti alle istituzioni autorizzate a richiedere tali dati personali per legge, e saranno trasferiti, classificati e condivisi con terzi in Italia o all'estero secondo le condizioni previste dalla normativa e, ove necessario, previo suo consenso esplicito, e potranno inoltre essere trattati con altri mezzi e sottoposti alle ulteriori procedure previste dalla normativa.

La presente Informativa sulla Privacy è adottata per la continuità e il miglioramento delle attività svolte dalla Società in linea con i principi stabiliti dalla Legge PDP.

La presente Informativa sulla Privacy descrive quali dati raccoglie la Società, come intende utilizzarli, conservarli, proteggerli e condividerli, come è possibile revocare il consenso al trattamento di tali dati e come è possibile correggerli e rivederli.

I termini con iniziale maiuscola nella presente Informativa sulla Privacy hanno il significato indicato nei Termini e Condizioni, salvo diversa definizione nella presente Informativa sulla Privacy.

1. Finalità

La Società tratta i dati personali degli utenti in conformità ai principi generali sulla privacy e alle disposizioni della normativa applicabile in materia di protezione dei dati, in particolare la Legge PDP e, ove applicabile, il GDPR, come descritto nella presente Informativa sulla Privacy.

2. Raccolta dei Dati Personali e Modalità

La Società può trattare i suoi dati personali per le finalità specificate nella presente Informativa sulla Privacy.

I dati personali degli utenti raccolti e utilizzati dalla Società comprendono, in particolare: nome e cognome, indirizzo e-mail e numero di telefono, che la Società riceve quando la contatta; le informazioni relative all'ordine in caso di acquisto tramite acquisto in-app; messaggi, frasi, testi, informazioni, foto, immagini, video, registrazioni visive e audio, registrazioni vocali e altri dati che ha caricato o trasmesso all'applicazione Chat & Ask AI; le informazioni di profilo o dei social media, se scelto di registrarsi; e l'identificativo per gli inserzionisti designato sul suo dispositivo mobile utilizzato per accedere ai Servizi (Identifier for Advertisers – IDFA), l'identificativo per fornitori/sviluppatori designato sul suo dispositivo mobile (Identifier for Vendors – IDVF), l'indirizzo di protocollo Internet (IP) e, se autorizzato, informazioni di geolocalizzazione.

Categorie e Tipologie di Dati

La Società può raccogliere questi dati direttamente dall'utente tramite mezzi elettronici o fisici, il dispositivo mobile, o applicazioni o fonti di terzi tramite le quali si accede all'applicazione, come l'Apple App Store o Google Play (congiuntamente, gli “App Store”), al fine di adempiere agli obblighi legali, migliorare i Servizi, gestire l'uso dei Servizi e consentire di usufruire e navigare nei Servizi.

La Società può raccogliere dati di log generati durante l'utilizzo dei Servizi, che possono includere l'indirizzo IP del dispositivo, il nome del dispositivo, la versione del sistema operativo, la configurazione dell'applicazione, la data e l'ora di utilizzo e altre statistiche.

Principi Generali sul Trattamento dei Dati Personali

In conformità alla presente Informativa sulla Privacy, i dati personali sono trattati dalla Società in qualità di titolare del trattamento nel rispetto dei seguenti principi fondamentali: (i) conformità alla legge e correttezza; (ii) esattezza e, se necessario, aggiornamento; (iii) trattamento per finalità specifiche, esplicite e legittime; (iv) limitazione e minimizzazione rispetto alla finalità del trattamento; e (v) conservazione per il periodo previsto dalla normativa pertinente o necessario per la finalità del trattamento.

3. Finalità del Trattamento dei Dati Personali e Basi Giuridiche

I suoi dati personali saranno trattati con mezzi automatizzati o non automatizzati per le finalità indicate di seguito, in conformità alla normativa applicabile, inclusi gli articoli 5 e 6 della Legge PDP laddove espressamente consentito dalla legge, quando necessario per la conclusione o l'esecuzione di un contratto, o per il legittimo interesse della Società, purché siano tutelati i suoi diritti e le sue libertà fondamentali.

a) Finalità del Trattamento dei Dati Personali

Le finalità del trattamento dei dati personali possono inoltre essere aggiornate in linea con gli obblighi della Società derivanti dalle proprie politiche e dalla normativa applicabile, in particolare per:

• creare account utente per i destinatari del servizio/utenti dell'applicazione;
• personalizzare i Servizi, comprendere gli utenti e le loro preferenze al fine di migliorare l'esperienza utente e i Servizi;
• informare gli utenti su nuovi prodotti, servizi e applicazioni, e fornire loro informazioni su pubblicità e promozioni;
• svolgere i processi di abbonamento digitale e di acquisto in-app;
• svolgere gli abbonamenti a rinnovo automatico che consentono agli utenti di accedere a contenuti, servizi o funzionalità premium;
• svolgere i processi di sicurezza informatica;
• svolgere attività in conformità alla normativa;
• soddisfare le richieste delle autorità competenti;
• svolgere le transazioni finanziarie e contabili;
• svolgere attività di comunicazione;
• svolgere i processi contrattuali;
• svolgere attività di pianificazione strategica; e
• gestire il follow-up di richieste e reclami.

b) Basi Giuridiche

Siti Web e Applicazioni di Terze Parti

Chat & Ask AI può contenere link ad altri siti web o app che non sono conosciuti dalla Società e il cui contenuto non è da essa controllato. Tali siti web o app collegati possono avere termini e condizioni diversi da quelli della Società. La Società non può essere ritenuta responsabile per l'uso o la divulgazione di informazioni che tali siti web o app possono trattare, né per eventuali link da altri siti o app forniti a Chat & Ask AI.

La Società raccoglie informazioni con mezzi corretti e legittimi, con la conoscenza e il consenso dell'utente, e comunica le ragioni della raccolta e le modalità di utilizzo. L'utente è libero di rifiutare una richiesta di informazioni, con la consapevolezza che alcuni dei Servizi desiderati potrebbero non essere disponibili senza tali informazioni.

Durante l'utilizzo di Chat & Ask AI, l'utente potrebbe fornire informazioni tramite siti web e app di terze parti; la sua responsabilità e i suoi obblighi verso tali terzi permangono, e la Società non è responsabile dei termini, delle condizioni, delle regole o delle politiche stabilite da terzi.

Cookie

I cookie sono piccoli file di testo memorizzati sul browser o sul disco fisso del computer o del dispositivo mobile quando si visita una pagina web o un'applicazione. I cookie consentono a un sito web di funzionare in modo più efficiente e favoriscono un'esperienza più personalizzata. I cookie contengono solo dati relativi alla cronologia delle visite e non raccolgono dati personali/file conservati sul dispositivo. La Società può utilizzare cookie quando necessario per il funzionamento dei Servizi, per migliorarne le prestazioni e la funzionalità, e per fornire contenuti, inclusa pubblicità pertinente agli interessi dell'utente, sui propri siti o su siti di terze parti. È possibile eliminare i cookie già presenti e impedire la memorizzazione di nuovi cookie tramite le impostazioni del browser.

I browser sono generalmente impostati per accettare i cookie per impostazione predefinita. La gestione dei cookie varia da browser a browser; per informazioni dettagliate, consultare il menu di aiuto del browser o dell'applicazione.

Notifiche Push

La Società può occasionalmente inviare notifiche push tramite le proprie applicazioni relative agli aggiornamenti dell'applicazione o a informazioni sui Servizi. È possibile modificare o interrompere tali notifiche in qualsiasi momento tramite le impostazioni del dispositivo.

Conservazione dei Dati

I dati saranno conservati per il periodo specificato dalla normativa applicabile, o per un periodo di tempo ragionevole fino a quando la finalità del trattamento non cessi di esistere, o durante i termini di prescrizione legali applicabili.

La Società può continuare a conservare i dati personali anche dopo la scadenza della finalità del loro utilizzo, purché ciò sia richiesto da altre leggi o separatamente autorizzato dall'utente.

Qualora l'utente consenta alla Società di conservare i propri dati personali per un periodo aggiuntivo prestando il proprio consenso, tali dati saranno immediatamente cancellati, distrutti o anonimizzati alla scadenza di tale periodo aggiuntivo, o quando la finalità del trattamento cessi di esistere.

Misure Tecniche e Amministrative

La Società conserva i dati personali trattati in conformità alla normativa pertinente, per i periodi previsti da tale normativa o necessari per la finalità del trattamento. La Società si impegna ad adottare tutte le misure tecniche e amministrative necessarie e la debita diligenza per garantire la riservatezza, l'integrità e la sicurezza dei dati personali, e per prevenire il trattamento illecito, l'accesso non autorizzato e la divulgazione, modifica o distruzione illecita dei dati. Di conseguenza, la Società adotta le seguenti misure tecniche e amministrative:

• Applicazione antivirus. Su tutti i computer e i server dell'infrastruttura informatica della Società è installata un'applicazione antivirus aggiornata periodicamente.
• Firewall. Il data center e i centri di disaster recovery che ospitano i server della Società sono protetti da firewall aggiornati periodicamente; i firewall di ultima generazione controllano le connessioni Internet di tutto il personale e forniscono protezione contro virus e minacce simili.
• VPN. I fornitori possono accedere ai server o ai sistemi della Società solo tramite SSL-VPN definite sui firewall. Per ciascun fornitore viene creata un'identificazione SSL-VPN separata, che concede l'accesso solo ai sistemi che è autorizzato a utilizzare.
• Identificazioni utente. L'autorizzazione dei dipendenti ai sistemi della Società è limitata a quanto necessario in base alla descrizione della mansione; le autorizzazioni vengono aggiornate in caso di variazione di ruolo o funzione.
• Gestione delle minacce e degli eventi di sicurezza informatica. Gli eventi che si verificano sui server e sui firewall della Società vengono trasferiti a un sistema di Gestione delle Minacce e degli Eventi di Sicurezza Informatica, che avvisa il personale responsabile e consente una risposta immediata alle minacce alla sicurezza.
• Crittografia. I dati sensibili sono conservati mediante metodi crittografici e, se necessario, trasferiti tramite ambienti crittografati; le chiavi crittografiche sono conservate in modo sicuro.
• Registrazione (logging). Tutte le registrazioni delle transazioni relative a dati sensibili vengono registrate in modo sicuro.
• Autenticazione a due fattori. L'accesso remoto ai dati sensibili richiede almeno l'autenticazione a due fattori.
• Test di penetrazione. Vengono periodicamente eseguiti test di penetrazione sui server della Società; le vulnerabilità individuate vengono risolte e verificate tramite test successivi. Il sistema di Gestione delle Minacce e degli Eventi di Sicurezza Informatica esegue inoltre test di penetrazione automatizzati, i cui risultati vengono registrati.
• Sistema di Gestione della Sicurezza delle Informazioni (ISMS). Gli argomenti del forum di controllo dell'ISMS sono verificati mensilmente dal direttore delle tecnologie informatiche e dal direttore delle operazioni finanziarie.
• Formazione. I dipendenti ricevono formazione periodica per aumentare la consapevolezza in materia di sicurezza informatica e minimizzare il fattore umano negli incidenti di sicurezza.
• Sicurezza fisica dei dati. I dati personali su carta sono conservati in armadi accessibili solo al personale autorizzato, con misure di sicurezza adeguate all'ambiente di conservazione (ad es. contro guasti elettrici, incendi, alluvioni o furti).
• Backup. La Società effettua periodicamente il backup dei dati conservati, utilizzando le funzionalità di backup fornite dai provider di infrastrutture cloud, nonché proprie soluzioni di backup quando ritenuto necessario, in conformità alla normativa applicabile e alle disposizioni della presente Informativa.
• Accordi di riservatezza. Vengono stipulati accordi di riservatezza con i dipendenti coinvolti nel trattamento di dati personali sensibili.
• Trasferimento di dati personali sensibili. Qualora sia necessario trasferire dati personali sensibili tramite e-mail, tale trasferimento avviene tramite (i) e-mail aziendale crittografata, o (ii) e-mail certificata.

Nel caso in cui i dati personali risultino danneggiati a seguito di attacchi a Chat & Ask AI o ai sistemi della Società, nonostante l'adozione di tali misure, o siano acquisiti da terzi non autorizzati, la Società notificherà tale situazione agli Utenti interessati con effetto immediato e, ove necessario, all'autorità di protezione dei dati competente, adottando le misure necessarie.

4. Limite di Età

La Società non consente l'uso di Chat & Ask AI da parte di minori di 16 anni.

La Società non raccoglie né tratta consapevolmente dati personali di persone di età inferiore a 16 anni. Se si viene a conoscenza che un minore di 16 anni ha fornito informazioni personali, si prega di contattare askaiweb@codeway.co. Gli utenti di età inferiore a 18 anni devono avere il permesso di un genitore o tutore legale per utilizzare i Servizi.

5. Trasferimento dei Dati Personali a Terzi

Le procedure e i principi applicabili al trasferimento dei dati personali sono disciplinati dagli articoli 8 e 9 della Legge PDP. I dati personali, incluse le categorie particolari di dati, possono essere trasferiti a terzi in Italia o all'estero, poiché la Società può utilizzare server e sistemi cloud situati all'estero.

I dati personali possono essere trasferiti all'estero per le seguenti ragioni:

• svolgimento di attività di conservazione e archiviazione;
• svolgimento di attività commerciali;
• fornitura di servizi di assistenza post-vendita;
• gestione dei processi di gestione delle relazioni con i clienti; e
• correzione di specifiche tecniche, errori tecnici e difetti.

La Società può inoltre trasferire i dati personali ai propri fornitori di servizi e a terzi integrati nei Servizi, quali Facebook SDK, Adjust e Firebase Analytics, per le seguenti finalità:

• condivisione di informazioni relative a identità, comunicazione e sicurezza delle transazioni con istituzioni e organizzazioni pubbliche autorizzate, per l'esecuzione di attività in conformità alla normativa, il monitoraggio e l'esecuzione di questioni legali, e l'informazione a persone, istituzioni e organizzazioni autorizzate; e
• condivisione di informazioni di identità e contatto per gestire i servizi di assistenza post-vendita, svolgere attività commerciali e gestire i processi di gestione delle relazioni con i clienti.

6. I Suoi Diritti in Qualità di Interessato

Ai sensi dell'articolo 11 della Legge PDP, l'utente può richiedere alla Società quanto segue in relazione ai propri dati personali:

• sapere se i propri dati personali sono stati trattati;
• richiedere informazioni in merito all'eventuale trattamento dei propri dati personali;
• conoscere la finalità del trattamento e se i dati sono utilizzati in conformità a tale finalità;
• conoscere i terzi, in Italia o all'estero, a cui sono stati trasferiti i propri dati personali;
• qualora i dati personali siano stati trattati in modo incompleto o inesatto, richiedere che ciò sia notificato ai terzi a cui i dati sono stati trasferiti;
• richiedere la cancellazione, la distruzione o l'anonimizzazione dei dati personali quando siano venuti meno i motivi del trattamento, e richiedere che ciò sia notificato ai terzi a cui i dati sono stati trasferiti;
• opporsi a qualsiasi risultato pregiudizievole derivante esclusivamente dall'analisi automatizzata dei propri dati personali; e
• richiedere un risarcimento per i danni derivanti dal trattamento illecito dei propri dati personali.

Laddove sia applicabile il GDPR, gli interessati godono inoltre dei seguenti diritti:

• Diritto di accesso: sapere se i propri dati personali sono trattati e, in tal caso, accedervi e alle informazioni relative al loro trattamento;
• Diritto di rettifica: richiedere la correzione di dati inesatti o il completamento di dati incompleti;
• Diritto alla cancellazione: richiedere la cancellazione dei dati personali secondo le condizioni previste dal GDPR;
• Diritto di limitazione del trattamento: richiedere la limitazione del trattamento secondo le condizioni previste dal GDPR;
• Diritto di opposizione: opporsi al trattamento secondo le condizioni previste dal GDPR;
• Diritto alla portabilità dei dati: richiedere che i dati raccolti dalla Società siano trasferiti direttamente a un'altra organizzazione, a determinate condizioni; e
• Diritto di opporsi a decisioni automatizzate: opporsi a una decisione basata esclusivamente sul trattamento automatizzato, inclusa la profilazione, che produca un effetto giuridico negativo nei propri confronti.

Per esercitare i diritti sopra indicati, la richiesta deve essere esplicita e comprensibile; se si agisce per conto di un'altra persona, occorre essere specificamente autorizzati e in grado di documentare tale autorizzazione; la richiesta deve inoltre contenere le informazioni identificative e l'indirizzo, unitamente ai documenti che attestano l'identità del richiedente. La Società consente di presentare tali richieste tramite il Modulo di Richiesta dell'Interessato all'indirizzo askaiweb@codeway.co. Ai sensi dell'articolo 13 della Legge PDP, la Società evaderà la richiesta, gratuitamente, entro un massimo di 30 giorni, in base alla natura della richiesta. In caso di rigetto della richiesta, il motivo del rigetto sarà comunicato per iscritto o elettronicamente, insieme alla relativa motivazione.

Se si ritiene che la Società, o un soggetto terzo a cui la Società ha trasferito i propri dati, stia violando i propri diritti, è possibile presentare un reclamo all'autorità di protezione dei dati del proprio paese o ad altra autorità di controllo competente.

La presente Informativa sulla Privacy può essere rivista dalla Società quando ritenuto necessario. Se si continua ad accedere o a utilizzare Chat & Ask AI senza usufruire dei Servizi offerti dopo un periodo di notifica, si riterrà che siano state accettate le modifiche alla presente Informativa sulla Privacy.