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POLÍTICA DE PRIVACIDAD

25.11.2024

Codeway Technologies - FZCO (“Codeway Technologies” o “Empresa”) tiene como objetivo tratar los datos personales de los usuarios de Chat & Ask AI (“Chat & Ask AI”) de conformidad con los principios generales de privacidad y las disposiciones de la legislación de protección de datos aplicable, en particular la Ley de Protección de Datos Personales n.º 6698 (“Ley de PDP”) y demás legislación aplicable. Además de la Ley de PDP, esta Política de Privacidad también otorga derechos adicionales a las personas cuando resulte aplicable el Reglamento General de Protección de Datos (Unión Europea) 2016/679 (“RGPD”).

Sus datos personales, que usted haya proporcionado o proporcione a la Empresa y/o que la Empresa obtenga por cualquier otro medio, podrán ser tratados por la Empresa en calidad de “Responsable del Tratamiento”:

• en el contexto de la finalidad del tratamiento de sus datos personales y de forma limitada y proporcionada a dicha finalidad;
• manteniendo la exactitud y actualización de los datos personales tal como se hayan comunicado o notificado a la Empresa;
• y podrán ser registrados, almacenados, conservados, reorganizados y transferidos a las instituciones autorizadas para solicitar dichos datos personales por ley, y serán transferidos, clasificados y compartidos con terceros dentro o fuera del país en las condiciones previstas por la legislación y, cuando sea necesario, previo su consentimiento explícito, y podrán ser tratados por otros medios y sometidos a los demás procedimientos establecidos en la legislación.

Esta Política de Privacidad se adopta para la continuidad y mejora de las actividades llevadas a cabo por la Empresa conforme a los principios establecidos en la Ley de PDP.

Esta Política de Privacidad describe qué datos recopila la Empresa, cómo pretende utilizarlos, almacenarlos, protegerlos y compartirlos, cómo puede usted retirar su consentimiento para el tratamiento de estos datos, y cómo puede corregirlos y revisarlos.

Los términos en mayúscula de esta Política de Privacidad tendrán el significado especificado en los Términos y Condiciones, salvo que se definan de forma distinta en esta Política de Privacidad.

1. Objetivo

La Empresa tiene como objetivo tratar los datos personales de los usuarios de conformidad con los principios generales de privacidad y las disposiciones de la legislación de protección de datos aplicable, en particular la Ley de PDP y, cuando resulte aplicable, el RGPD, tal como se describe a lo largo de esta Política de Privacidad.

2. Recopilación de Datos Personales y Método

La Empresa podrá tratar sus datos personales para las finalidades especificadas en esta Política de Privacidad.

Los datos personales de los usuarios recopilados y utilizados por la Empresa incluyen, en particular: su nombre y apellidos, dirección de correo electrónico y número de teléfono, que la Empresa recibe cuando usted se pone en contacto con ella; su información de pedido si realiza una compra mediante una compra dentro de la aplicación; mensajes, frases, texto, información, fotos, imágenes, vídeos, grabaciones visuales y de audio, grabaciones de voz y demás datos que usted haya subido o transmitido a la aplicación Chat & Ask AI; su información de perfil o de redes sociales si decide registrarse; y el identificador para publicistas designado en su dispositivo móvil utilizado para acceder a los Servicios (Identificador para Publicistas – IDFA), el identificador para proveedores/desarrolladores designado en su dispositivo móvil (Identificador para Proveedores – IDVF), la dirección de Protocolo de Internet (IP) y, si usted da su permiso, información de geolocalización.

Categorías y Tipos de Datos

La Empresa podrá recopilar estos datos directamente de usted a través de medios electrónicos o físicos, de su dispositivo móvil, o de aplicaciones o fuentes de terceros a través de las cuales acceda a la aplicación, como Apple App Store o Google Play (en conjunto, las “Tiendas de Aplicaciones”), con el fin de cumplir con obligaciones legales, mejorar los Servicios, administrar su uso de los Servicios y permitirle disfrutar y navegar por los Servicios.

La Empresa podrá recopilar datos de registro generados mientras usted utiliza los Servicios, que pueden incluir la dirección IP de su dispositivo, el nombre del dispositivo, la versión del sistema operativo, la configuración de la aplicación, la fecha y hora de uso, y otras estadísticas.

Principios Generales sobre el Tratamiento de Datos Personales

De conformidad con esta Política de Privacidad, los datos personales son tratados por la Empresa como responsable del tratamiento conforme a los siguientes principios básicos: (i) conformidad con la ley y la buena fe; (ii) exactitud y, en caso necesario, actualización; (iii) tratamiento para fines específicos, explícitos y legítimos; (iv) limitación y minimización a la finalidad para la que se tratan; y (v) conservación durante el período previsto en la legislación pertinente o el requerido para la finalidad del tratamiento.

3. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales y Bases Jurídicas

Sus datos personales serán tratados por medios automáticos o no automáticos para las finalidades que se indican a continuación, de conformidad con la legislación aplicable, incluidos los artículos 5 y 6 de la Ley de PDP cuando la ley lo permita expresamente, cuando sea necesario para la celebración o ejecución de un contrato, o para los intereses legítimos de la Empresa, siempre que se protejan sus derechos y libertades fundamentales.

a) Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

Las finalidades del tratamiento de datos personales también podrán actualizarse conforme a las obligaciones de la Empresa derivadas de sus políticas y de la legislación aplicable, en particular para:

• crear cuentas de usuario para los destinatarios del servicio/usuarios de la aplicación;
• personalizar los Servicios, comprender a los usuarios y sus preferencias para mejorar la experiencia de usuario y mejorar los Servicios;
• informar a los usuarios sobre nuevos productos, servicios y aplicaciones, y remitirles información sobre publicidad y promociones;
• llevar a cabo los procesos de suscripción digital y de compra dentro de la aplicación;
• llevar a cabo las suscripciones de renovación automática que otorgan a los usuarios acceso a contenido, servicios o funciones premium;
• llevar a cabo los procesos de seguridad de la información;
• realizar actividades conforme a la legislación;
• atender las solicitudes de las autoridades competentes;
• llevar a cabo las transacciones financieras y contables;
• realizar actividades de comunicación;
• llevar a cabo los procesos contractuales;
• llevar a cabo actividades de planificación estratégica; y
• dar seguimiento a las solicitudes y quejas.

b) Bases Jurídicas

Sitios Web y Aplicaciones de Terceros

Chat & Ask AI puede contener enlaces a otros sitios web o aplicaciones que la Empresa no conoce ni controla en cuanto a su contenido. Dichos sitios web o aplicaciones enlazados pueden tener términos y condiciones distintos de los de la Empresa. La Empresa no puede ser responsable del uso o la divulgación de información que dichos sitios web o aplicaciones puedan tratar, ni de los enlaces desde otros sitios o aplicaciones proporcionados a Chat & Ask AI.

La Empresa recopila información por medios justos y lícitos, con su conocimiento y consentimiento, y le informa de por qué recopila la información y cómo se utilizará. Usted es libre de rechazar una solicitud de información, entendiendo que algunos de los Servicios deseados podrían no estar disponibles para usted.

Mientras utiliza Chat & Ask AI, es posible que proporcione información a través de sitios web y aplicaciones de terceros; su responsabilidad y sus obligaciones frente a dichos terceros continúan, y la Empresa no es responsable de sus términos, condiciones, normas o políticas.

Cookies

Las cookies son pequeños archivos de texto que se almacenan en el navegador o en el disco duro de su ordenador o dispositivo móvil cuando visita una página web o aplicación. Las cookies ayudan a que un sitio web funcione de forma más eficiente y permiten una experiencia más personalizada. Las cookies solo contienen datos sobre su historial de visitas y no recopilan datos personales ni archivos almacenados en su dispositivo. La Empresa podrá utilizar cookies cuando sea necesario para operar los Servicios, para mejorar su rendimiento y funcionalidad, y para ofrecer contenido, incluida publicidad relevante para sus intereses, en sus sitios o en sitios de terceros. Usted puede eliminar las cookies existentes y evitar que se almacenen nuevas cookies a través de la configuración de su navegador.

Los navegadores suelen estar configurados para aceptar cookies de forma predeterminada. La gestión de cookies varía según el navegador; consulte el menú de ayuda de su navegador o aplicación para obtener más información.

Notificaciones Push

La Empresa podrá enviarle ocasionalmente notificaciones push a través de sus aplicaciones relativas a actualizaciones de la aplicación o avisos sobre los Servicios. Usted puede editar o dejar de recibir dichas notificaciones en cualquier momento a través de la configuración de su dispositivo.

Almacenamiento de Datos

Sus datos se almacenarán durante el plazo especificado en la legislación aplicable, o durante un tiempo razonable hasta que la finalidad del tratamiento deje de existir, o durante los plazos de prescripción legales aplicables.

La Empresa podrá seguir almacenando sus datos personales incluso después de que haya expirado la finalidad de su uso, siempre que ello sea exigido por otras leyes o haya sido consentido por usted por separado.

Cuando usted permita a la Empresa almacenar sus datos personales durante un período adicional dando su consentimiento, dichos datos se eliminarán, destruirán o anonimizarán de forma inmediata al expirar dicho período adicional, o cuando la finalidad del tratamiento deje de existir.

Medidas Técnicas y Administrativas

La Empresa almacena los datos personales que trata de conformidad con la legislación pertinente, durante los períodos previstos en dicha legislación o los requeridos para la finalidad del tratamiento. La Empresa se compromete a adoptar todas las medidas técnicas y administrativas necesarias, y la debida diligencia, para garantizar la confidencialidad, integridad y seguridad de los datos personales, y para prevenir el tratamiento ilícito, el acceso no autorizado y la divulgación, modificación o destrucción ilícitas de los datos. En consecuencia, la Empresa adopta las siguientes medidas técnicas y administrativas:

• Aplicación antivirus. Se instala una aplicación antivirus actualizada periódicamente en todos los ordenadores y servidores de la infraestructura de tecnología de la información de la Empresa.
• Cortafuegos. El centro de datos y los centros de recuperación ante desastres que albergan los servidores de la Empresa están protegidos por cortafuegos actualizados periódicamente; los cortafuegos de nueva generación controlan las conexiones a Internet del personal y proporcionan protección frente a virus y amenazas similares.
• VPN. Los proveedores solo pueden acceder a los servidores o sistemas de la Empresa a través de SSL-VPN definidas en los cortafuegos. Se crea una identificación SSL-VPN independiente para cada proveedor, que concede acceso únicamente a los sistemas que está autorizado a utilizar.
• Identificaciones de usuario. La autorización de los empleados a los sistemas de la Empresa se limita a lo necesario para su descripción de puesto; las autorizaciones se actualizan ante cualquier cambio de función o cargo.
• Gestión de amenazas y eventos de seguridad de la información. Los eventos que se producen en los servidores y cortafuegos de la Empresa se transfieren a un sistema de Gestión de Amenazas y Eventos de Seguridad de la Información, que alerta al personal responsable y permite una respuesta inmediata a las amenazas de seguridad.
• Cifrado. Los datos sensibles se almacenan mediante métodos criptográficos y, cuando sea necesario, se transfieren a través de entornos cifrados criptográficamente; las claves criptográficas se almacenan de forma segura.
• Registro de actividad. Todos los registros de transacciones relativos a datos sensibles se registran de forma segura.
• Autenticación de dos factores. El acceso remoto a datos sensibles requiere al menos autenticación de dos factores.
• Pruebas de penetración. Se realizan pruebas de penetración periódicas en los servidores de la Empresa; las brechas identificadas se cierran y se verifican mediante pruebas de seguimiento. El sistema de Gestión de Amenazas y Eventos de Seguridad de la Información también realiza pruebas de penetración automatizadas, cuyos resultados se registran.
• Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI). Los temas del foro de control del SGSI son auditados mensualmente por el director de tecnología de la información y el director de operaciones financieras.
• Formación. Los empleados reciben formación periódica para aumentar la concienciación sobre los riesgos de seguridad de la información y minimizar el factor humano en los incidentes de seguridad.
• Seguridad física de los datos. Los datos personales en papel se almacenan en armarios a los que solo pueden acceder personas autorizadas, con medidas de seguridad adecuadas al entorno de almacenamiento (por ejemplo, frente a fallos eléctricos, incendios, inundaciones o robos).
• Copias de seguridad. La Empresa realiza copias de seguridad periódicas de los datos almacenados, utilizando las instalaciones de copia de seguridad de los proveedores de infraestructura en la nube, así como sus propias soluciones de copia de seguridad cuando sea necesario, de conformidad con la legislación aplicable y esta Política de Privacidad.
• Acuerdos de confidencialidad. Se celebran acuerdos de confidencialidad con los empleados que participan en el tratamiento de datos personales sensibles.
• Transferencia de datos personales sensibles. Cuando sea necesario transferir datos personales sensibles por correo electrónico, dicha transferencia se realiza mediante (i) correo electrónico corporativo cifrado, o (ii) correo electrónico certificado.

Si los datos personales resultan dañados como consecuencia de un ataque a Chat & Ask AI o a los sistemas de la Empresa a pesar de estas medidas, o son obtenidos por terceros no autorizados, la Empresa notificará esta situación a los Usuarios afectados de inmediato y, cuando sea necesario, a la autoridad de protección de datos correspondiente, y adoptará las medidas necesarias.

4. Límite de Edad

La Empresa no permite el uso de Chat & Ask AI por menores de 16 años.

La Empresa no recopila ni trata conscientemente datos personales de personas menores de 16 años. Si tiene conocimiento de que un menor de 16 años ha proporcionado información personal, póngase en contacto con askaiweb@codeway.co. Los usuarios menores de 18 años deben contar con el permiso de un progenitor o tutor legal para utilizar los Servicios.

5. Transferencia de Datos Personales a Terceros

Los procedimientos y principios para la transferencia de datos personales se regulan en los artículos 8 y 9 de la Ley de PDP. Los datos personales, incluidas las categorías especiales de datos, podrán transferirse a terceros dentro o fuera del país, ya que la Empresa puede utilizar servidores y sistemas en la nube ubicados en el extranjero.

Sus datos personales podrán transferirse al extranjero por los siguientes motivos:

• realización de actividades de almacenamiento y archivo;
• realización de actividades comerciales;
• prestación de servicios de asistencia posventa;
• gestión de los procesos de gestión de relaciones con el cliente; y
• corrección de especificaciones técnicas, errores técnicos y defectos.

La Empresa también podrá transferir sus datos personales a sus proveedores de servicios y a terceros integrados en los Servicios, como Facebook SDK, Adjust y Firebase Analytics, para las siguientes finalidades:

• compartir información de identidad, comunicación y seguridad de las transacciones con instituciones y organizaciones públicas autorizadas, para la ejecución de actividades conforme a la legislación, el seguimiento y ejecución de asuntos legales, y la información a personas, instituciones y organizaciones autorizadas; y
• compartir información de identidad y contacto para gestionar los servicios de asistencia posventa, realizar actividades comerciales y gestionar los procesos de gestión de relaciones con el cliente.

6. Sus Derechos como Interesado

De conformidad con el artículo 11 de la Ley de PDP, usted puede solicitar a la Empresa lo siguiente en relación con sus datos personales:

• saber si sus datos personales han sido tratados;
• solicitar información sobre si sus datos personales han sido tratados;
• conocer la finalidad del tratamiento y si los datos se utilizan conforme a dicha finalidad;
• conocer a los terceros, dentro o fuera del país, a quienes se hayan transferido sus datos personales;
• si los datos personales se han tratado de forma incompleta o inexacta, solicitar que esto se notifique a los terceros a quienes se hayan transferido los datos;
• solicitar la eliminación, destrucción o anonimización de los datos personales cuando hayan desaparecido las razones para su tratamiento, y solicitar que esto se notifique a los terceros a quienes se hayan transferido los datos;
• oponerse a cualquier resultado que le perjudique derivado exclusivamente del análisis automatizado de sus datos personales; y
• solicitar una indemnización por los daños derivados del tratamiento ilícito de sus datos personales.

Cuando resulte aplicable el RGPD, los interesados también tienen los siguientes derechos:

• Derecho de acceso: saber si sus datos personales están siendo tratados y, en tal caso, acceder a ellos y a la información sobre cómo se tratan;
• Derecho de rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o la finalización de datos incompletos;
• Derecho de supresión: solicitar la eliminación de datos personales en las condiciones previstas en el RGPD;
• Derecho a la limitación del tratamiento: solicitar la limitación del tratamiento en las condiciones previstas en el RGPD;
• Derecho de oposición: oponerse al tratamiento en las condiciones previstas en el RGPD;
• Derecho a la portabilidad de los datos: solicitar que los datos recopilados por la Empresa se transfieran directamente a otra organización, en determinadas condiciones; y
• Derecho a oponerse a las decisiones automatizadas: oponerse a una decisión basada exclusivamente en el tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzca un efecto jurídico adverso para usted.

Para ejercer los derechos anteriores, su solicitud debe ser explícita y comprensible; si actúa en nombre de otra persona, deberá estar específicamente autorizado y poder acreditar dicha autorización; y la solicitud deberá incluir información de identidad y domicilio junto con los documentos que acrediten su identidad. La Empresa le permite presentar dichas solicitudes a través del Formulario de Solicitud del Interesado en askaiweb@codeway.co. De conformidad con el artículo 13 de la Ley de PDP, la Empresa resolverá su solicitud, de forma gratuita, en un plazo máximo de 30 días, según la naturaleza de la solicitud. Si una solicitud es rechazada, el motivo del rechazo se notificará por escrito o por medios electrónicos, junto con su justificación.

Si usted considera que la Empresa, o un tercero al que haya transferido sus datos, está vulnerando sus derechos, puede presentar una reclamación ante la autoridad de protección de datos de su país o ante otra autoridad de control competente.

Esta Política de Privacidad podrá ser revisada por la Empresa cuando lo considere necesario. Si usted continúa accediendo a o utilizando Chat & Ask AI sin beneficiarse de los Servicios después de un período de notificación, se considerará que ha aceptado los cambios introducidos en esta Política de Privacidad.